PRESSE-2016-08-29 - Ultimo: Ein Event muss den eigenen Interessen dienen
Wer G舖te zu sich einl臈t, der ist diesen G舖ten verpflichtet. Das wei゚ jeder Gastgeber aus eigener Erfahrung. Sind die G舖te nicht zufrieden, schadet das der eigenen Reputation als Gastgeber. Diese Weisheit l舖st sich auch auf Unternehmen bertragen, die in Form von Veranstaltungen, Seminaren oder Kundenevents ja auch fter in der Rolle des Gastgebers, des Einladenden sind. Motivierende und inspirierende Events fr Kunden oder Veranstaltungen, bei denen der Gastgeber sich selbst oder ein Produkt vorstellt, sind fr viele kleine Unternehmen und Selbst舅dige fester Bestandteil des Marketings. Doch viele machen dabei Fehler, verschenken die gro゚en Chancen, die sich aus der persnlichen Begegnung ergeben. Das wei゚ auch Jens Wrmann, Gesch臟tsfhrer des interdisziplin舐en Expertenverbundes Ultimo mit Sitz in Bielefeld. Seinem Ultimo-Verbund gehren rund 70 Unternehmensberater, kreative und kaufm舅nische Dienstleister sowie Fach- und Branchenspezialisten an. Viele von ihnen laden selbst zu Veranstaltungen ein, um sich und ihre Leistungen zu pr舖entieren. Die fnf wichtigsten Punkte fr einen gelungenen Event, die zudem dazu dienen, dass auch der Einlader fr sich selbst das Maximum herausholt, haben die Ultimo-Experten nun zusammengetragen.

Тowohl unsere Partner im Ultimo-Verbund als auch die meisten Kunden unserer Partner sind Soloselbst舅dige oder kleine Unternehmen. Fr diese Zielgruppe sind Veranstaltungen ein sehr guter Weg, um auf sich selbst und die eigenen Leistungen aufmerksam zu machen. Events mssen auch nicht immer pomps sein und sind deswegen fr jedes Budget machbar. Wichtig ist nur, dass das Bild stimmig ist, dass der Gastgeber, die G舖te und der Zweck der Veranstaltung im Einklang miteinander sind und der Rahmen angemessen ist, erkl舐t Jens Wrmann. Wer zu hoch oder aber zu tief stapele, falle schnell aus dem Rahmen und riskiere sein gutes Image.

Veranstaltungen, auch wenn sie nur in einem kleinen Kreis stattfinden, seien komplex in ihrer Wirkung. Оft entscheiden Kleinigkeiten, so Wrmann. Das Problem bei misslungen Veranstaltungen seien auch oft nicht objektive Fehler bei der Organisation, sondern eher entt舫schte Erwartungen bei den Menschen, die eingeladen worden sind. Фnd diese Erwartungen hat der Gastgeber leider oft selbst geschrt und befeuert, wei゚ der Profi-Netzwerker aus eigener Erfahrung. Еs ist nicht nur wichtig. was ich sage oder schreibe, sondern vor allem, was ich in meiner Einladung suggeriere. Wer zu einem Еmpfang einl臈t, dort aber nur Kaffee und Wasser zwischen Schreibtischen, Aktenordern und halbfertigen Arbeiten serviert, macht sich schnell l臘herlich. H舩te die Veranstaltung Уag der offenen Tr oder Тchnupper-Werkstatt-Besuch gehei゚en, knnte die genannte Atmosph舐e noch als authentisch durchgehen. Цer zu Veranstaltungen einl臈t, sollte seine Worte sorgsam w臧len, mahnt Wrmann. Worte sind Versprechen und die mssen gehalten werden, gerade in einem Business-Kontext, in dem es um Vertrauen und Professionalit舩 geht.

Die folgenden fnf Punkte haben die Ultimo-Partner fr Kleinunternehmer herausgearbeitet, die nicht nur mit ihren Veranstaltungen punkten wollen, sondern diese auch als Marketing begreifen und so eigene Interessen mit ihrem Event verfolgen.

1. Ziel definieren

Wer einl臈t, verfolgt ein Ziel. Keine Veranstaltung im Business-Kontext findet ohne eine entsprechende Motivation statt. Sollen mit dem Event das Image aufpoliert, neue Kundenkreise erschlossen, Stammkunden gebunden, Mitarbeiter gewonnen oder schlicht Umsatz gemacht werden? Dieser Frage ordnet sich alles unter. Die Location, das Catering, die Show-Acts, der Ablauf, das Programm, ja selbst die Veranstaltungstechnik dient nur dem einen Zweck: das selbstgesetzte Ziel zu erreichen. Bei jeder Entscheidung rund um den Event, sollte man sich fragen, inwieweit diese Entscheidung der eigenen Zielsetzung dient. Nur dann knnen auch die G舖te zufrieden sein. Denn: Nur so bekommt die Veranstaltung einen roten Faden, kann der Gast seine Rolle im Rahmen der Veranstaltung nachvollziehen, wird seine Aufmerksamkeit entsprechend gelenkt.

2. Nutzen stiften

Zeit ist das wertvollste Gut eines Menschen. Und die Angebote, seine Zeit im Rahmen von Veranstaltungen zu verbringen, sind riesig. Vereine, Verb舅de, Kammern, ffentliche Einrichtungen und Unternehmen buhlen um die Aufmerksamkeit der meist gleichen Zielgruppe. Hinzu kommen die unendlich vielen Freizeitevents und der Wunsch nach Work-Life-Balance, bei der Business-Veranstaltungen in den Augen der meisten potentiellen G舖te wohl eher auf der Цork-Seite zu verorten sind. Deswegen muss die eigene Veranstaltung Nutzen stiften, ein Versprechen geben, das die G舖te hinter dem Ofen hervorholt. Das Versprechen kann je nach Zielsetzung sehr unterschiedlich sein. Neue Kontakte, die Zugehrigkeit zu einem erlesenen Kreis, ein unvergessliches Erlebnis, ein begeisterndes neues Produkt, neue Erkenntnisse, Spa゚ oder einfach nur Neugierde befriedigen sind nur einige mgliche Versprechen. Wer zu einer Veranstaltung einl臈t, muss mit dieser seine G舖te weit im Vorfeld des eigentlichen Termins erreichen. Die Entscheidung, zu einem Event zuzusagen, ist in der Regel zu gro゚en Teilen eine Bauchentscheidung. Einladungen sollten ein positives Кopfkino beim Eingeladenen auslsen. Gelingt das, steigt die Teilnehmerzahl aber es steigen auch die Erwartungen an den Event. Die geweckten Erwartungen mssen erfllt, der versprochene Nutzen auch wirklich gestiftet werden.

3. Den Rahmen schaffen

Das Bro sagt etwas ber seinen Besitzer aus. Die Werkstatt sagt etwas ber den Handwerker aus. Und die Kanzlei sagt etwas ber den Anwalt aus. Arbeitspl舩ze und deren Gestaltung sagen viel ber einen Unternehmer oder Dienstleister, dessen Charakter und Organisation, dessen Werte und Arbeitsgewohnheiten. Sie sorgen fr ein bestimmtes Image. So ist das auch bei Event-Locations. Wer in ein zwei Sterne-Hotel einl臈t, suggeriert Sparsamkeit oder Effizienz, wer in ein 5-Sterne-Hotel einl臈t, zeigt ein gro゚es Budget, einen Hang zum Luxus und die Zugehrigkeit zur Gruppe derjenigen, die gerne mal was springen lassen. Eine Stadthalle zeigt eine Fokussierung auf reine Funktionalit舩 und strahlt eine gewisse Nchternheit aus. Ob Schloss, Designer-Loft, Tagungsraum, Szenetreffpunkt oder das eigene Bro die Location verr舩 etwas ber den Veranstalter, seine Beziehung zum Business, zum Leben und zum Geld. Die Location verr舩 den G舖ten wie sie sich zu kleiden haben und sogar, was es dann zu Essen geben muss oder eben nicht. In einem Schloss wird es wohl kaum nur belegte Brtchenh舁ften geben, im Tagungssaal des Brgerhauses wohl keinen Champagner. Catering, Ort und der Gastgeber sollten zur Einheit werden und homogen wirken. Passt der Buchhalter in ein Schloss? Wohl eher nein. Passt der Designer in einen Glas- und Stahlturm? Auch eher nein. Wohl aber der Unternehmensberater, Makler oder mittelst舅dische Gesch臟tsfhrer. Wer allzu weit von seinen Branchenstereotypen abweicht oder etwas zur Schau stellen mchte, was er nicht ist, wirkt unecht und nicht authentisch. Deswegen: Immer prfen, ob die Location zum Ziel und zum Einladenden passt. Was nicht stimmig ist, kostet Reputation.

4. Fr Imagetransfers sorgen

Jede Veranstaltung bewirkt etwas in Bezug auf das Image des Gastgebers, unabh舅gig vom eigentlichen Ziel. Deswegen ist es wichtig, fr Imagetransfers zu sorgen, also dafr, dass der Жlanz anderer G舖te, prominenter VIPs oder von Co-Einladenden auf einen selbst abf舐bt. Die Auswahl, die Thematik und die Performance eines Redners oder eines Show-Acts sind hier genauso relevant wie die Auswahl der G舖te oder etwaiger Mitveranstalter. L臈t zum Beispiel der rtliche Golf- oder Zigarrenclub, ein Branchenverband oder Kreis von Kollegen ein? Kommt ein mehrfacher Buchautor, ein Branchenkenner, ein Professor oder ein Kollege als Referent? Sind prominente G舖te vor Ort oder doch eher eine eingeschworene Community? Sollte man alleine einladen oder mit mehreren Kollegen oder Partnern? Und teilt sich dann der erwartete Erfolg auf mehrere Parteien auf? Diese Fragen sollten sich Veranstalter stellen und beantworten. Denn oft sind die Etats von Kleinunternehmen begrenzt und die Imagetransfers werden schnell zum bedeutendsten Erfolgsfaktor von Events. Es lohnt sich, fr Жlanz in der Htte zu sorgen, der freilich zum eigenen Wesen, zum Unternehmen, zur gewnschten Aussage und zum Ziel passen sollte.

5. Die eigene Rolle definieren

Je kleiner ein Unternehmen ist, desto mehr Aufgaben mssen Wenige schultern. Bei Solo-Selbst舅digen hei゚t es oft, alles selbst machen zu mssen. Genau diese Haltung ist aber sch臈lich bei eigenen Veranstaltungen. Ein guter Gastgeber kann n舂lich in der Regel nur eine Rolle gut und plausibel ausfllen. Es ist nahezu unmglich, selbst Gastgeber, Referent, Verk舫fer, Caterer und Organisationschef zu sein. Wer mit seinen G舖ten parlieren mchte, ist meist als Referent ungeeignet, denn wer vorne auf der Bhne steht, schafft nicht nur Distanz, sondern hat auch eine natrlich Autorit舩, die dem lockeren Gespr臘h entgegensteht. Wer st舅dig mit technischen Feinheiten und organisatorischen Themen im Hintergrund besch臟tigt ist, hat keine Zeit, sich zu repr舖entieren und nahe bei seinen G舖ten zu sein. Zudem wirkt das unprofessionell, zumal gerade bei Selbst舅digen der Gastgeber meist in sich selbst einen Grund fr die G舖te darstellt, zu erscheinen. Zur eigenen Rolle gehrt auch, wo man sich den Abend ber aufh舁t und wie man sich w臧rend des Events bewegt. Es ist wichtig, sich fr eine einzige Rolle zu entscheiden und die anderen Rollen zu delegieren. Oder eine Location zu w臧len, die die anderen Rollen wie zum Beispiel Catering und Service schon beinhaltet wie in einem Hotel, einem Business-Club oder einem Restaurant. Nur wer in seiner definierten Rolle bleibt und diese ausfllt, kann die Veranstaltung zum Ziel fhren. Die G舖te haben gerade hierfr ein sehr sensibles Gespr. Nur ein sicherer und entspannter Gastgeber vermag zu berzeugen.

Цir haben bewusst diese fnf Punkte ausgew臧lt, erkl舐t Jens Wrmann. Бn diese eher weichen, aber so grundlegenden Faktoren denken die wenigsten Gastgeber. Allzu oft besch臟tigten sie sich stattdessen mit Fragen der Organisation, der Technik oder des Termins. Нatrlich sind das extrem wichtige Aspekte. Aber sie sind der Folge der genannten ワberlegungen, nicht die Voraussetzung, verdeutlicht der Ultimo-Gesch臟tsfhrer. Au゚erdem, so Wrmann, d臘hten leider viel zu viele Veranstalter in der Кategorie Masse statt in der Кategorie Klasse. Denn oft sei es weniger wichtig, wie viele G舖te k舂en, als dass die richtigen G舖te k舂en, die, die auch zur eigenen Zielgruppe passen. Лeider wird sehr oft sehr viel Geld investiert, um eine Veranstaltung voll oder gro゚ zu machen, statt im kleineren Rahmen ein besseres Erlebnis zu bieten. Das Prinzip Wiel hilft viel funktioniert meist nicht. Entscheidend ist oft das persnliche Gespr臘h und dem sollte Zeit und Raum gegeben werden. Da ist ein kleinerer Kreis meist besser, fhrt Wrmann aus. Letztlich gehe es wie immer im Business um Ressourcen. Jeder Gastgeber msse sich klar darber sein, welche finanziellen, zeitlichen und logistischen Ressourcen er in seine G舖te investieren knne und wolle. Und Zeit ist das Wertvollste, was Unternehmer, aber auch G舖te haben. Еvents sind eine Art, Zeit zu verbringen. Einlader haben die Verpflichtung, diese Zeit zu Qualit舩szeit zu machen, so Wrmann abschlie゚end.

 

29.08.2016 ゥ CHEFBワRO - IT- + Business-Magazin fr Fhrungskr臟te