Verlorene Belege - Was Steuerzahler tun können und worauf zu achten ist
Sicherlich kennen Sie das Problem: Plötzlich fehlt Ihnen eine Rechnung oder Quittung, die Sie steuerlich absetzen wollten. Gemäß Steuerrecht müssen Privatleute und Unternehmen berufliche oder betriebliche Aufwendungen mit einem Originalbeleg nachweisen können. Davon ausgenommen sind Kostenpositionen, für die Pauschalen gelten.

Der Gesetzgeber hat aber Steuerzahlern die Möglichkeit gegeben, Ersatzbelege zu erstellen, falls ein Beleg einmal verloren gegangen ist. An Eigenbelege werden dabei hohe Anforderungen gestellt, um die Höhe sowie Notwendigkeit nachzuweisen.

Folgende Inhalte sollte ein selbst erstellter Beleg haben.

  • Zweck aus Ausgabe
  • Betrag
  • Datum der Zahlung
  • Datum der Belegerstellung
  • Zahlungsempfänger
  • Eigenhändige Unterschrift
  • Zusätzliche Angaben zum Sachverhalt (um so einer Streichung der Ausgaben vorzubeugen).

Selbsterstellte Belege werden von den Finanzbehörden nur als Notlösung anerkannt. Daher ist es wichtig, die Buchführung ansonsten unangreifbar zu halten und den Grund für das Fehlen eines Belegs glaubhaft erklären zu können.

Wissenswertes für Sie:

 

  • Belege mit Beträgen von bis zu 150 Euro brutto gelten als unbedenklich. Vor allem, wenn es Zahlungen sind, die über ein Bankkonto liefen, da hier der Kontoauszug als "Nebenbeleg" genügt.

 

  • Bei Barzahlungen ist dies komplizierter. Deshalb sollten Sie Ihrem Eigenbeleg zusätzlich einen Nachweis beifügen. Z.B. bei einer fehlenden Portoquittung eine Kopie des Briefes bzw. Paketbeilageschreiben.

 

  • Kleinausgaben wie etwa Trinkgelder oder Garderobengebühren können Sie nur mit einem Eigenbeleg steuerlich geltend machen, da Sie dafür selten eine Quittung bekommen.

 

  • Grundsätzlich gibt es keine Höchstgrenze für Eigenbelege. Jedoch sollten Sie bei höheren Summen versuchen, an Stelle eines Eigenbelegs einen Ersatzbeleg zu bekommen, da hier die Finanzbehörden besonders skeptisch prüfen werden.

 

  • Und nicht zu vergessen: Für Unternehmen ist die Anforderung des Ersatzbelegs immer notwendig, da das Umsatzsteuerrecht eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer fordert. Mit Eigenbelegen ist kein Vorsteuerabzug möglich.

 

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