Aufbewahrungspflichten für elektronische Kontoauszüge
Heutzutage wird ein Großteil des Zahlungsverkehrs ü ber diverse Online-Banking-Verfahren abgewickelt. Die Folge: Die Banken stellen ihren Ku nden oft nur noch elektronische Kontoauszüge als Bilddatei (z. B. TIF- oder PDF-Format) oder in maschinell auswertbarer Form (z. B. als CSV- Datei) zur Verfügung.

Der reine Ausdruck dieser Auszüge genügt bei Kunden mit Gewinneinkünften nicht den steuerlichen Anforderungen: Das originäre digitale Dokument muss ebenfalls aufbewahrt werden.Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat mit Verfügung vom 19. Mai 2014 die Aufbewahrungspflichten für elektronische Kontoauszü geerklärt:

  • Es muss klar nachvollziehbar sein, wie die elektronischen Auszüge aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
  • Die Aufbewahrung und Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung sowie ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme entsprechen.
  • Die Daten dürfen nicht inirgend einer Art und Weise nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden. Eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ist nicht erlaubt.
  • Elektronische Kontoauszüge sind dabei als grundlege und neue digitale Dokumente zu betrachten, daher sind sie aufbewahrungspflichtig. Nur der Ausdruck reicht nicht aus. (§§ 146, 147 AO). Der Grund: Der Ausdruck wird nur als Kopie vom elektronischen Auszug betrachtet, so dass er beweisrechtlich nicht mit Original- Papierkontoauszügen gleichzustellen ist.
  • Übermittelte Daten an Kunden müssen unveränderbar bleiben. XLS- oder CSV-Dateien sind daher nicht ausreichend, da diese änderbar und unterdrück bar sind. Empfehlenswert ist eine zusätzliche PDF-Datei.
  • Bücher und sonstige Aufzeichnungen, also auch elektronische Kontoauszüge, die digital archiviert sind, müssen während der Aufbewahrungsfrist stets verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.
  • Sie können alternativ Ihre Kontoauszüge bei Ihrer Bank vorhalten lassen (§§ 147 Abs. 3 AO). Dies wird jedoch dauerhaft nur gegen Gebühr möglich sein.

 

 

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