Um die Fähigkeiten von Beschäftigten besser einschätzen zu können, kann eine Personalakte ein wichtiger Indikator für die qualifizierte Besetzung eines Arbeitsplatzes sein. Gesetzlich ist dieser Begriff allerdings nicht definiert, es gibt keine rechtliche Verpflichtung zur Führung einer solchen Akte und es gibt auch keine Richtlinien über den Inhalt oder die Aufbewahrungsdauer der darin enthaltenen Daten.

Es ist ratsam, die Unterlagen, aus denen der Arbeitnehmer Rechte ableiten kann, wenigstens für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen zu archivieren.

Grundsätzlich gilt: Die Interessen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sind gegeneinander abzuwägen. Alle Angaben sind vertraulich zu behandeln und müssen unter vier Augen abgesprochen werden. Die Inhalte dürfen auch nicht allgemein zugänglich sein, der Arbeitnehmer hingegen kann jederzeit Einsicht in seine persönliche Akte nehmen (Betriebsverfassungsgesetz § 3 Abs. 1).

Die  Organisation der Aktenführung bleibt dem Arbeitgeber überlassen, er kann frei entscheiden, ob die Daten in Papierform oder computergestützt erfasst und gespeichert werden. Allerdings ist bei automatisierter Datenspeicherung das Bundesdatenschutzgesetz zu beachten oder der betroffene Arbeitnehmer stimmt der Speicherung ausdrücklich zu.

Typische Inhalte einer Personalakte:

 Vertragsdaten (Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Eignungstest, Ärztliche Tauglichkeitsfeststellung, Gutachten und Befunde, Arbeitsvertrag mit Anlagen, Vollmachten Kündigung, Verschwiegenheitsverpflichtungen…)

 Entwicklungsdaten (Seminare, Aus- und Weiterbildung, Disziplinarmaßnahmen und Abmahnungen, Beförderungsvorschläge…)

 Allgemeindaten (Abrechnungsdaten, Bescheinigungen, Arbeitserlaubnisse, Personalmeldungen, Fehlzeiten, Unfallanzeigen, Schriftverkehr mit Mitarbeitern…)

Checkliste:

Vertragsdaten
 Bewerbung / Lebenslauf
 Interviewbogen
 Personalfragebogen
 Eignungstest
 Grafologische Gutachten
 Ärztliche Gutachten und Befunde
 Auskünfte Dritter
 Allgemeine Korrespondenz / Anstellungsschreiben
 Arbeitsvertrag mit Anlagen (Arbeits-/ Aufenthaltserlaubnisse)
 Sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit
 Vollmachten
 Verschwiegenheitsverpflichtungen
 Dienstwagen
 Kündigung / Aufhebungsvereinbarung

Entwicklungsdaten
 Seminare
 Aus- und Weiterbildungen
 Beurteilungen
 Zwischenzeugnisse
 Abmahnungen / Ermahnungen / Verweise

Allgemeindaten
 Abrechnung
 Bescheinigungen
 Pfändungen / Vorschüsse
 Meldewesen
 Arbeitsunfähigkeit / Urlaub
 Unfallanzeigen / Untersuchungsbefunde
 Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (z. B. Arbeitsamt / Sozialversicherung)

Für die Richtigkeit und Aktualität der Angaben wird keine Haftung übernommen.
ULTIMO VerwaltungsDienstleistungen GmbH, Geschäftsführer Jens Wörmann,
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