Oftmals ist es mangelnde Kommunikation, durch die ein Projekt erschwert oder sogar abgebrochen wird. Dabei kann man das richtige Kommunizieren lernen – genau wie alles Andere.

Die Soft-Skills, zu denen die Kommunikationsfähigkeit gehört, werden noch immer von vielen Bewerbern unterschätzt. Fachwissen und Praxiserfahrung gelten in Bewerbungsverfahren zwar nach wie vor als ausschlaggebend, aber die Soft-Skills gewinnen in unserer vernetzten Welt immer mehr an Bedeutung. Denn was nützt das größte Wissen und die größte Erfahrung einer Person, wenn diese ihre Kompetenzen nicht weitergeben kann?

Zum Glück ist es sehr selten, dass gar keine Kommunikation stattfindet, denn wie sagte schon der bekannte Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick: „Man kann nicht nicht kommunizieren!“ Gemeint ist, dass jedes Wort, jede Geste, jede Mimik grundsätzlich eine Botschaft enthält. Je nach Geschlecht, Alter, sozialem Umfeld und Stellung in der Hierarchie (z.B. Unternehmenshierarchie) nimmt jeder Empfänger die Botschaft unterschiedlich auf.

Ob als Mitglied in einem Team, als Außendienstmitarbeiter in einem Kundengespräch oder als Vorstandvorsitzender bei einer Hauptversammlung, es kommt also darauf an zu wissen, wie das Gegenüber die eigenen Botschaften aufnimmt.

Die Frage ist also: Wie gestalte ich ein Gespräch, um den bestmöglichen Nutzen für das Team, das Projekt oder das Unternehmen zu erhalten?

Die Antwort auf diese Frage liefern die Soft-Skills - verschiedene Gesprächstechniken und Kompetenzen, die den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden prägen.

Das Wichtigste gleich zu Anfang: Jeder Mensch kommt mit anderen Soft-Skills zur Welt und jeder Mensch kann sich die Soft-Skills aneignen und verinnerlichen, die er braucht.

Sieben der wichtigsten Kompetenzen werden hier im Folgenden aufgelistet und erklärt:

1. Einfühlungsvermögen

Es beschreibt die Fähigkeit, das Denken, Fühlen und Wollen eines anderen Menschen nachzuvollziehen. Einfühlungsvermögen ist für viele soziale Prozesse notwendig, da sich auf diesem Wege Verständnis für das Gegenüber entwickelt. Das Gegenüber fühlt sich verstanden und ernst genommen - ein wichtiger Punkt in der sozialen Interaktion.

Einfühlende Menschen ...

• ... hören genau zu und versuchen, durch die Beobachtung des Gegenübers Schlüsse zu ziehen.
• ... können sich sprachlich an das Gegenüber anpassen.
• ... sind in der Lage, während eines Gesprächs die Sichtweise des Gegenübers einzunehmen.
• ... erkennen Konfliktquellen und Differenzen und fragen entsprechend nach.
• ... haben eine gute Wahrnehmung selbst für subtile Signale des Gegenübers.
• ... sind sich der eigenen nonverbal ausgesendeten Botschaften bewusst.
• ... haben Interesse an den Empfindungen, Sichtweisen und Argumentationen anderer Menschen.

2. Kommunikationskraft, Überzeugungskraft

Menschen, die überzeugen können, sind in den meisten Fällen in der Lage, gut zu formulieren und zu argumentieren. Diese Fähigkeiten werden zudem oft durch ein gesundes Selbstbewusstsein und eine lebhafte Gestik und Mimik unterstrichen. Die Kommunikationskraft bzw. Überzeugungskraft ist die Basis-Fähigkeit, welche für beinahe jedes erfolgreiche Gespräch oder Verhandlungen nötig ist.

Menschen mit Kommunikations- bzw. Überzeugungskraft...

• ... haben eine deutliche Aussprache und wählen nachvollziehbare Formulierungen. Die lebhafte Mimik und Gestik unterstreicht dabei das Gesagte.
• ... sind bei einem bestimmten Thema und schweifen nicht ab.
• ... gestalten den Gesprächsverlauf aktiv und setzen bestimmte Fragetechniken gezielt zur Steuerung ein.
• ... geben ihren Gesprächspartnern genug Raum und lassen sie ausreden.
• ... werden durch unsachliche Äußerungen der Gesprächspartner nicht von dem Gesprächs- und Überzeugungsziel oder dem Thema abgebracht.
• ... reißen die Gesprächspartner durch ein breites Spektrum an Ideen und Argumenten mit und können bei Einwänden entsprechend stichhaltig und einleuchtend argumentieren.
• ... wirken authentisch und strahlen Zuversicht und Tatkraft aus.
• ... erzeugen mit ihrem Gesprächsstil eine positive Stimmung und Bereitschaft beim Gegenüber.

3. Konfliktfähigkeit

Einem Konflikt nicht aus dem Weg gehen, sondern sich ihm stellen, lautet hier die Devise. Es gibt Menschen, die einem Konflikt übermäßig emotional begegnen, es gibt Menschen die sachlich bleiben und versuchen, Emotionen außen vor zu lassen. Beides sind Extreme und wie so oft liegt auch hier der goldene Weg in der Mitte. Viele Konflikte scheinen zu Beginn zwar einen sachlichen Grund zu haben, der Konflikt und die zwischenmenschliche Auseinandersetzung entstehen aber erst durch Emotionen. Deshalb ist ein zwischenmenschlicher Konflikt immer nur mit Einfühlungsvermögen und sachorientierter Argumentation zu lösen.

Eine konfliktfähige Person...

• ... geht Konflikten nicht aus dem Weg, sondern stellt sich ihnen.
• ... sieht die eigene Meinung als subjektiv an und lässt sich auch belehren. Sie ist kritikfähig und zieht die eigene Fehlbarkeit in Betracht.
• ... sieht die Lösung und die Vermittlung eines Konfliktes als wichtiger an, als Schuldzuweisungen und Analysen.
• ... verfügt als Führungsperson über entsprechendes Wissen, mit dessen Hilfe Konflikte angesprochen und gelöst werden können.  ... bleibt bei der Lösung von Konflikten bei der Sache und diskutiert das Problem ruhig aus.
• ... stellt die eigene Position sicher und umfassend dar und begründet die eigene Konfliktposition überzeugend.
• ... stellt negative Aspekte und die eigene Auffassung offen, klar und deutlich dar und rechtfertigt diese gegen andere Meinungen.
• ... ist diplomatisch und offen. Sie versteckt sich nicht hinter einer sturen, aggressiven oder schwer einschätzbaren Maske.
• ... lässt sich selbst von sehr persönlichen Auseinandersetzungen nicht aus der Ruhe bringen.

4. Zielorientierung

Um ein Projekt oder ein Verkaufsgespräch erfolgreich zu beenden, muss die verantwortliche Person jederzeit das Ziel vor Augen behalten und entsprechend reagieren, um dieses Ziel zu erreichen. Zielorientierte Menschen können sich ein Bild von diesem Ziel machen, noch bevor es erreicht ist: Sie können sich vorstellen, wie es einmal sein wird, wenn es erreicht ist. Der Weg zum Ziel hängt von der Erfahrung und dem Wissen der verantwortlichen Person ab. Je klarer sich die einzelnen Schritte präsentieren und von der Führungsperson dargestellt werden, desto vorstellbarer wird es für Außenstehende und desto effizienter kann die Ausführung stattfinden.

Ist eine Person zielorientiert...

• ... wird sie realistische und erreichbare Ziele formulieren.
• ... stellt sie als Führungskraft alle notwendigen Ressourcen wie z.B.: Personen, Maschinen, Informationen, Budget, usw., zur Zielerreichung zur Verfügung.
• ... dokumentiert sie die einzelnen Schritte und gibt realistische und überprüfbare Maßnahmenpläne.
• ... vereinbart sie zuvor klare Messkriterien.
• ... überprüft sie regelmäßig den Fortschritt eines Projektes und zieht bei Nichterreichung von Zielen und bei wesentlichen Abweichungen auf dem vorgegebenen Weg klare Konsequenzen.
• ... gibt sie ihren Mitarbeitern ständig ein Feedback und gibt so einen Eindruck vom Verlauf des Gesamtprojektes, fordert andererseits ständig Feedback und greift im Zweifel an entscheidender Stelle in den Ablauf ein.

5. Team- und Integrationsfähigkeit

Das Teamfähigkeit etwas mit Kommunikation zu tun hat, liegt auf der Hand. Eine gewisse Kommunikationsfähigkeit ist die Basis für Teamfähigkeit. Doch um gemeinsam mit anderen Menschen (Geschäftspartner, Kollegen, Freunden, ...) eine Aufgabenstellung erfolgreich zu meistern, bedarf es etwas mehr. Als Teil eines Teams muss jedes Mitglied grundsätzlich kompromissbereit, offen und verständnisvoll sein. Sturheit und Eigenbrötlertum haben in einem Team keinen Platz.

Um ein funktionierendes Team aufzubauen, muss der Teamleiter auch als Führungskraft teamfähig sein. Ist die Führungskraft uneinsichtig und voreingenommen, so überträgt sich diese Haltung auch auf den Geist des gesamten Teams. Einige Teammitglieder verlieren wohlmöglich das Interesse, andere schwingen sich zu „Quasi-Führungskräften“ auf. Das Team ist gespalten und leistet im besten Fall nur noch die Hälfte.

Eine team- und integrationsfähige Person...

• ... versteht es, zwischen unterschiedlichen Personen und Charakteren zu vermitteln und sie als gleichwertige Mitglieder in das Team zu integrieren.
• ... fördert den Austausch und das Vertrauen untereinander.
• ... bemerkt schwächere Teammitglieder, stärkt deren Position und sorgt auch auf diesem Weg für ein dauerhaft harmonisches und konstruktives Zusammenspiel.
• ... fügt sich in ein Team ein, ohne die Individualität zu verlieren.
• ... hat Interesse an der Sichtweise anderer Team-Mitgliedern und möchte sich austauschen und mit ihnen kommunizieren.
• ... ist kompromissbereit und stellt im Zweifel die eigene Meinung unter die des Teams.
• ... übernimmt bestimmte Aufgaben im Team, setzt sich für die gemeinsame Sache ein und hat den Willen, an einem Strang zu ziehen.
• ... vermeidet es, sich selbst darzustellen, sondern bleibt jederzeit authentisch und fair.

6. Verhandlungsgeschick

Verhandlungen, egal in welcher Form, sind von Strategie und Taktik geprägt. Auch hier reicht es nicht aus, nur gut kommunizieren zu können. Wichtig sind Fähigkeiten, mit deren Hilfe man die Strategie des Gegenübers erkennen kann. Hier ist Einfühlungsvermögen von Vorteil. Aber auch Konfliktfähigkeit und Zielstrebigkeit sind wichtig.

Ein guter Verhandlungsführer kann sich auf sein diplomatisches Verständnis und sein soziales und kommunikatives Geschick verlassen.

Ein guter Verhandlungspartner...

• ... kann sich auf gegnerische Strategien einstellen und erkennt gegnerische Taktiken.
• ... hat das eigene Ziel stets vor Augen und reagiert, zum eigenen Wohl, flexibel auf die Gegenpartei.
• ... kann seine Gesprächspartner durch viel Erfahrung und Menschenkenntnis einschätzen und deren Handlungen, Wünsche und Interessen nachvollziehen.
• ... ist in der Lage, die eigenen Emotionen von den Verhandlungen zu trennen und kann daher Spannungen länger aushalten, ohne vorschnell zu harmonisieren.
• ... erkennt Strategien und Manipulationsversuche und kann dieses Vorgehen richtig bewerten. Er reagiert diplomatisch und lässt der Gegenseite ihr „Gesicht“.

7. Selbstreflexion und Veränderungsbereitschaft

Diese Fähigkeit bezieht sich auf jede andere hier aufgeführte Disziplin und ist Grund-voraussetzung für erfolgreiche soziale Interaktion. Nur wer sich selbst gut einschätzen oder sich einen Fehler eingestehen kann, wird auch dauerhaft von Geschäftspartnern, Kollegen und Freunden akzeptiert. Zwar gehört Selbstreflexion und Veränderungsbereitschaft nicht zu den Soft-Skills, jedoch werden diese Fähigkeiten in strukturierten Auswahl- und Bewerbungs-verfahren sehr oft zur Entscheidungsfindung herangezogen und haben bedeutende Konsequenzen für Personalentscheidungen.

Selbstreflektierende und veränderungsbereite Menschen...

• ... schätzen die eigene Person sowie die eigenen Stärken und Schwächen realistisch ein. Sie setzen sich konstruktiv mit den eigenen Defiziten auseinander.
• ... zeigen Interesse am Feedback zur eigenen Person.
• ... unterziehen sich Selbstanalysen und versuchen Erfolge und Misserfolge so objektiv wie möglich zu betrachten um Verbesserungsmöglichkeiten im eigenen Handeln zu erkennen.
• ... sind offen für Kritik und Handlungsempfehlungen und nehmen sich Zeit, um regelmäßig das eigene Wissen, Kenntnisse und Fähigkeiten auszubauen.
• ... wissen, wo sie Nachholbedarf haben und arbeiten zielgerichtet, um sich immer weiter zu entwickeln.

Wie können Sie anfangen, Ihre Soft-Skills zu verbessern?

Um die aufgeführten Punkte und Fähigkeiten zu übernehmen und selbst in das tägliche Leben zu integrieren, müssen Sie sich zunächst natürlich selbst reflektieren und eine Vorstellung von Ihren persönlichen Entwicklungsfeldern bekommen. Die einfachste und zugleich effektivste Methode, mehr über sich selbst herauszufinden, ist ein ungeschöntes Feedback. Lassen Sie sich offen und ehrlich bewerten z.B. von Freuden, Familie oder Kollegen. Auch ein Gespräch mit einem Kunden, in dem Sie als Dienstleister bewertet werden, wird Ihnen eine andere Sichtweise ermöglichen. Denn bei aller vermeintlicher Objektivität und Selbstreflexion: Es ist unmöglich, sich vollständig und unvoreingenommen selbst zu bewerten.

Je mehr unterschiedliche Feedbacks Sie gesammelt haben, desto vollständiger wird Ihr Bild von sich selbst und Ihrer Entwicklungsbedarfe. Viel Spaß und Erfolg bei Ihrer Selbstreflexion.